Welche Aufgaben übernimmt ein kaufmännischer Verwalter?

Welche Aufgaben übernimmt ein kaufmännischer Verwalter?

Kaufmännische Verwalter sind in der Regel für die finanzielle Verwaltung einer Organisation verantwortlich. Sie können in verschiedenen Branchen tätig sein und unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Zu ihren allgemeinen Aufgaben gehört die Budgetplanung, die Kontrolle der finanziellen Ausgaben und die Erstellung und Analyse von finanziellen Berichten. Im Folgenden wird ausschließlich der Begriff kaufmännischer Verwalter verwendet. Dies hilft bei einer besseren und flüssigeren Lesbarkeit und beinhaltet keine Wertung. Es wird selbstverständlich jedes Geschlecht angesprochen.

Was macht ein kaufmännischer Verwalter?

Der Bereich des kaufmännischen Verwalters ist einer der drei Hauptaufgabenbereiche der Hausverwaltung. Die anderen zwei Aufgabenbereiche sind die technische und die juristische Verwaltung.

Ein kaufmännischer Verwalter kümmert sich um alle Aspekte, die zu den wirtschaftlichen Angelegenheiten einer Immobilien dazu gehören. Dies beinhaltet die Bereiche des Rechnungswesen, der Auftragsabwicklung, des Personalmanagements, sowie des Finanzwesens und zusätzlich des Datenmanagements.

Er kann in drei Bereichen tätig sein. Man unterscheidet dabei zwischen der reinen Mietverwaltung, der Verwaltung von Sondereigentum oder einer WEG-Verwaltung. Bei einer reinen Mietverwaltung hat der Gesetzgeber kein Mitspracherecht im Hinblick auf Aufgaben, Rechte und Pflichten des Verwalters. Bei der WEG-Verwaltung sieht das Ganze anders aus. Hierbei regelt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in § 19 die Tätigkeiten des Verwalters und dessen Pflichten. Wird nur Sondereigentum verwaltet, sind die kaufmännischen Verwalter rein dem Wohnungseigentümer gegenüber verpflichtet.

Zu der WEG-Verwaltung gehört das Erstellen eines jährlichen Wirtschaftsplans. In diesem werden voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben des gesamten Jahres überblickt und koordiniert. Im Anschluss gilt es den tatsächlichen jährlichen Wirtschaftsplan zu erstellen und auszuwerten. Außerdem muss ein Vermögensbericht über Rücklagen und Vermögen der Immobilie erstellt werden.

Bei der reinen Mietverwaltung ist der kaufmännische Verwalter zuständig für die Festsetzung von Vorschüssen und die Bezahlung anfallender Kosten. Er kümmert sich um Mahnungen und Betriebskosten und erstellt Nebenkostenabrechnungen. Die Buchführung und Prüfung der Kosten fällt zusätzlich zur Ansammlung von Erhaltungsrücklagen im Bezug auf Strom und Warmwasser, in seinen Aufgabenbereich.

Bei der Verwaltung von Sondereigentum unterscheidet man, ob es sich um die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft handelt, oder es sich auf mehrere Wohnungen eines Eigentümers bzw. auf Wohnungen verschiedener Eigentümer beziehen. Hierbei ist der Aufgabenbereich wieder vermehrt auf die finanziellen Aspekte fokussiert. Auch bei der Verwaltung von Sondereigentum muss er den Zahlungsverkehr verwalten und die Kosten überblicken.

Weitere Aufgaben eines kaufmännischen Verwalters sind die Lohnbuchhaltung und die Lohnabrechnung für die angestellte Arbeitskräfte der zu verwaltenden Objekte. Dazu können Hausmeister oder Reinigungskräfte gehören. Zusätzlich dazu erstellt er Umsatzsteuerausweise und Umsatzsteuererklärungen und beantragt gegebenenfalls öffentliche Fördergelder. Er koordiniert und optimiert Versicherungs-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge. Fallen Großprojekte an, kümmert er sich um die Finanzierungsmöglichkeiten und die anschließende Umsetzung.

Kaufmännische Verwalterin telefoniert und koordiniert ihre Aufgaben

Eine kaufmännische Verwalterin bei der Planung von Projekten

Welche Qualitäten braucht ein kaufmännischer Verwalter?

Als Kernvoraussetzung braucht ein kaufmännischer Verwalter vor allem kaufmännische und rechtliche Grundkenntnisse. Dadurch, dass er diverse Arbeiten im Bezug auf Rechnungen und Kostenaufstellungen hat, ist ein gewisses mathematisches Geschick sehr hilfreich. Oftmals fungiert er als Vermittler zwischen den Mietern und Eigentümern. Daher braucht er eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit. Die Bereiche der Verhandlung, Präsentation und Argumentation sollten ihm ebenfalls leicht fallen. Er sollte eine gute Beziehung zu seinen Mietern aufbauen können und ihnen auf einer vertrauensvollen Ebene auf Augenhöhe begegnen.

Wie wird man kaufmännischer Verwalter?

Um kaufmännischer Verwalter zu werden, werden Fachkenntnisse in den verschiedensten Bereichen benötigt. Jedoch gibt es keine einheitliche Ausbildung.

2018 erfolgte eine Einführung der Berufszulassungsreglung, welche beinhaltet, dass Wohnimmobilienverwalter und Immobilienmakler alle drei Jahre 20 Weiterbildungsstunden absolvieren müssen. Außerdem sollten sie, um ihren Beruf ausüben zu können eine Berufshaftpflichtversicherung, inklusive einer vorgeschriebenen Mindestversicherungssumme, abschließen.

Es gibt insbesondere in dem Bereich der kaufmännischen Verwaltung viele Quereinsteiger. Es ist also gut möglich, als Quereinsteiger in diesem Bereich Fuß fassen zu können. Jedoch gib es auch die Möglichkeit sich durch Berufserfahrung, Ausbildungen und Studiengänge zu qualifizieren. Dort würde die duale Ausbildung zum Immobilienkaufmann in Frage kommen. Sie sorgt für das praktische und theoretische Wissen, was für den Beruf des kaufmännischen Verwalters benötigt wird. Im akademischen Bereich könnte ein Studium im Facility Management in Frage kommen. Einige Universitäten bieten auch Studiengänge in den Bereichen Immobilienwirtschaft oder Immobilienmanagement an. Aber auch diverse andere kaufmännische Ausbildungen oder Studiengänge mit dem Abschluss Dipl. Kauffrau/ -mann können in Frage kommen.

Verfügt man nun über die geeignete Ausbildung und Berufsqualifikation, hat man die Möglichkeit sich weiterzubilden. Es gibt beispielsweise Lehrgänge zur Zertifizierung im Bereich der Immobilienverwaltung. Die IHK in Hamburg, aber auch in jedem anderen Bundesland, bietet Lehrgänge und Fortbildungen in diesem Bereich an.

Welche Berufsaussichten haben Immobilienverwalter?

In den Ballungszentren ist die Nachfrage nach Immobilienverwaltern höher denn je. Um im Immobilienbereich erfolgreich zu sein, muss mit dem Trend der zunehmenden Spezialisierung und steigender Nachfrage nach Professionalität, mitgegangen werden. Martin Kaßler - der Geschäftsführer des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV), prognostiziert einen Wandel.

Er sagt, die Verwaltung von Immobilien wird sich in eine komplett neue Richtung bewegen. Es wird einen Wachstumsmarkt geben, in welchen neue Verwaltungsunternehmen eintreten. Kleine Unternehmen, welche nicht ausreichend digital aufgestellt sind, werden aus dem Wettbewerbsmarkt verdrängt werden. Bestehende Immobilienunternehmen müssen sich und ihr Portfolio dementsprechend erweitern und anpassen.

Um mit dieser Entwicklung mithalten zu können gibt es ein paar Dinge, auf die ein Verwalter achten kann. Es gilt vorhandene Strukturen zu prüfen. Dadurch kann in Zukunft wirtschaftlicher, professioneller und rentabler gehandelt und gearbeitet werden. Es ist ebenso wichtig ökonomisch wie ein Unternehmer zu denken. Der Unternehmenswert muss gesteigert werden und man sollte offen für Veränderungen in der Unternehmensstruktur sein. Potenzielle Nachfolger sollten bedacht und frühstmöglich gewählt werden. Außerdem ist es wichtig, dass die Kunden weiterhin an erster Stelle stehen und bei allen Veränderungen mit einbezogen werden. Die meisten Kunden wünschen sich eine Möglichkeit zu einer digitalen und unkomplizierten Hausverwaltung.

Kaufmännische Immobilienverwaltung bei Gator

Als kaufmännischer Immobilienverwalter bei Gator steht vor allem das Schaffen und Verwalten von Lebens- und Arbeitsräumen im Vordergrund. Seit 1991 stellen wir Lebensraum zu Verfügung, von denen Mensch, Umwelt und Gesellschaft gleichermaßen profitieren kann. Der Mensch und sein Wohlbefinden steht bei uns im Fokus. Wir bieten 12 Immobilien, welche kaufmännisch, technisch und auch juristisch verwaltet werden. Stöbern Sie gerne durch unsere Objekte und kontaktieren uns, wenn Sie ein Anliegen oder Fragen haben.

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